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      《會計檔案管理辦法》修訂內容要點——《會計檔案管理辦法》解讀之一

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      新修訂的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)共31條,與原《辦法》相比,主要在以下方面作了修訂。一是完善了會計檔案的定義和范圍。二是明確了會計電子檔案管理要求。三是增加了實行會計檔案僅以電子形式歸檔保存的管理要求。四是進一步完善了會計檔案的鑒定銷毀程序。五是明確了會計檔案出境的管理要求。六是對會計檔案向單位檔案管理機構移交的時間做了更加靈活的規定。七是對定期保管會計檔案保管期限作了調整,延長了憑證、賬簿和輔助性會計資料的保管期限。下面對電子會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求、會計檔案的鑒定要求和銷毀程序五個方面的修訂進行說明。

      一、提出了電子會計檔案的概念。

      新《辦法》第三條明確“通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的會計檔案”是電子會計檔案。本概念既參照了《電子檔案管理基本術語》(DA/T58-2014)中的電子檔案的概念,又不同于下定義,而是以范圍界定的方式確定了什么是電子會計檔案。在這個表述中,特別強調了電子會計檔案的原生性,即是通過計算機等設備形成的,以區別于將紙質會計檔案掃描形成的數字化副本。

      二、提出了會計電子檔案管理要求

      與原《辦法》相比,新《辦法》此次修訂最主要的內容就是電子會計檔案管理的要求,主要修訂要點如下:

      一是明確了“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案”,這與原《辦法》中“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的,由國務院業務主管部門統一規定,并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同,不用報備即可利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

      二是對電子會計檔案移交與接收提出了要求。要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定;特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

      電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者,要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收”;對后者,要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。

      三是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

      三、會計檔案可僅以電子形式歸檔保存的管理要求的修訂

      為確保電子會計檔案的真實、完整、可用、安全,對于電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的方式,新《辦法》提出了如下要求:一是形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;二是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;三是使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;四是采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;五是建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案;七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名。以上要求中:第一、七項規定是確保電子會計檔案的真實,第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用,第四、五項規定是確保電子會計檔案的安全。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規定;單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規定。

      四、會計檔案的定期鑒定程序的修訂

      定期鑒定是檔案工作的一個重要環節,它是優化檔案資源,去除無利用檔案,確定檔案存銷的又一次鑒選。會計檔案也不例外。一般來說,各單位應對保管期滿的會計檔案進行鑒定,并根據鑒定結果采取相應的處置。原《辦法》規定了會計檔案銷毀的具體程序,要求“單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”,但未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任,這在一定程度上將銷毀的最主要責任歸于單位負責人,致使大多數單位不敢銷毀會計檔案,那怕已到保管期限。大量已失去保存價值的會計檔案占據了儲存空間,造成了資源浪費。

      根據新《辦法》要求,單位不僅“應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書“,而且“會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行”。參加人員至少應包括會計機構、審計機構、紀檢監察人員,必要時還應法律部門參加。“經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。”

      由于各單位每年都會產生會計檔案,每年都有會計檔案保管期限到期,是否需要每年進行鑒定呢? 這完全取決于企業的實際情況。如果每年到期檔案量不大且庫房空間充足,可幾年鑒定一次,如果每年到期會計檔案量比較大,且庫房空間有限,可每年開展一次鑒定工作。

      會計檔案定期鑒定時為什么要會計機構、審計機構、紀檢監察人員參與呢?因為檔案部門不一定能全部掌握本單位哪些會計涉及未結清的債權債務和未了事項,這些只有會計機構、審計機構、紀檢監察機構人員共同參與才能全部掌握。設有法律部門的單位,還應請法律部門人員也參與會計檔案的定期鑒定工作。這都是避免將涉及未結清的債權債務和未了事項的會計檔案被銷毀的有效措施,是保護單位的合法權益和經濟利益的需求。

      具體鑒定時,可先由檔案部門會同會計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法,提出初步的鑒定結論。鑒定時應考慮本辦法第十九條的要求。鑒定結論可以是銷毀或繼續保存期限。初步鑒定結論提出后,形成初步鑒定意見,然后召開鑒定小組或委員會會議,對初步鑒定意見進行討論審定,形成正式鑒定意見書。經鑒定可以銷毀的會計檔案,編制銷毀清冊。

      五、對會計檔案銷毀程序的修訂

      由于會計檔案包含較多的敏感信息,因此,會計檔案銷毀工作重點防止會計檔案信息外泄,因此新《辦法》首先要求對可以銷毀會計檔案,“單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容”。

      為了防止錯誤銷毀會計檔案,新《辦法》還設置了銷毀前再次確認程序,要求“單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。

      監銷是保證銷毀工作按照規定程序和要求進行的一項制度安排。原《辦法》規定,“銷毀會計檔案時,應當由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷毀會計檔案時,應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷毀會計檔案時,應當由同級審計部門派員參加監銷”。會計檔案銷毀屬于單位的內部管理事務,國家機關銷毀會計檔案再由財政部門、審計部門派員監銷,既增加了行政管理成本,也難以真正發揮監督作用。為此,新《辦法》刪除了財政部門、審計部門派員監銷的規定,同時進一步明確了單位內部組織監銷的有關要求,即“單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。”

      新《辦法》還規定,“電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。”

      (本文轉載自《中國檔案》雜志2016年第2期 作者:蔡盈芳 單位:國家檔案局經科司)

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